Informativa sul trattamento dei dati personali

Società Unione Mutuo Soccorso della Repubblica di San Marino, in qualità di Titolare del trattamento dei dati (di seguito “Titolare”), nella persona del suo legale Rappresentante, con sede legale in Via Gino Giacomini, 58, 47890 Rep. San Marino (SM) è impegnata a proteggere e rispettare la privacy, a tutelare i dati personali degli interessati coinvolti nel rispetto dei principi prescritti dal Regolamento (UE) 2016/679 e di quelli previsti dalla Legge 21 Dicembre 2018 n.171. Tale documento ha lo scopo di descrivere le finalità e modalità di trattamento dei dati personali raccolti con riferimento ai soci ed a coloro che richiedono l’iscrizione alla società.

2. Finalità e base giuridica dei trattamenti

Il trattamento dei dati personali dei soci è effettuato per le seguenti finalità:

• Adempimento di obblighi fiscali e contabili, a cui è soggetto il Titolare.
• Gestione amministrativa della società e dell’iscrizione del socio.
• Gestione e pianificazione del lavoro interno, per i soci che sono impegnati nell’attività amministrativadella società.
  Il trattamento dei dati, per le finalità indicate sopra, è necessario affinché il Titolare possa adempiere ai suoi obblighi contrattuali e legali. Il conferimento dei dati personali e delle informazioni ha carattere obbligatorio per quanto è richiesto dagli obblighi legali e contrattuali; pertanto, l’eventuale rifiuto a fornirli, in tutto o in parte, comporterebbe l’impossibilità da parte del Titolare di iscrivere il richiedente alla società.

  I dati saranno altresì trattati per le seguenti finalità organizzative:

 Invio delle comunicazioni istituzionali e sociali utilizzando sia strumenti tradizionali (lettere, riviste), sia

strumenti tecnologici (mail, newsletter, social, posta ordinaria).
 Attività istituzionali e sociali (quali gestione convegni, incontri, viaggi, attività di svago ecc.).

Nell’ambito di viaggi o attività di svago potrebbero essere trattati dati relativi ad intolleranze

alimentari dei soci per i soli fini organizzativi dell’evento.
Il trattamento dei dati relativi ad intolleranze alimentari per attività istituzionali e sociali è effettuato nell’ambito delle attività del Titolare, Società no profit che normalmente organizza eventi di questo tipo per finalità sociali. Per tale ragione, ai sensi dell’art. 9, lett.d) del Regolamento Europeo e dell’art.8, lett. d) della Legge interna sammarinese, il trattamento di tali dati è consentito con riguardo alle informazioni dei soci, salvo che sia prestato il loro consenso per la comunicazione dei dati a soggetti esterni alla società, quali agenzia di viaggio o società che gestiscono l’organizzazione di eventi.

3. Natura dei dati
Il Titolare, in ottemperanza alle finalità indicate sopra, tratta le seguenti tipologie di informazioni e dati dei propri soci, e dei richiedenti l’iscrizione:

• Dati personali identificativi, quali a titolo esemplificativo e non esaustivo, il nominativo, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail e di residenza, l’età, il codice fiscale o iss, dati sul lavoro attuale, sul titolo di studio e sull’istruzione e la cittadinanza, una copia di un documento d’identità (Carta d’identità o Patente di Guida).
• Dati giudiziari ed informazioni, quali autodichiarazioni di non aver procedimenti penali in corso e di non aver riportato condanne penali.
• Dati economici e finanziari relativi al pagamento della quota associativa, quali le coordinate IBAN.
• Dati relativi ad allergie ed intolleranze alimentari dei soci e più in generale dati sanitari, informazioniche vengono trattate per finalità organizzative di eventi e attività di svago.
• Dati volontariamente forniti dal richiedente all’atto di iscrizione o di modifica dei propri datianagrafici.

4. Periodo di conservazione dei dati

I dati e le informazioni personali verranno trattati da parte del Titolare per tutta la durata della permanenza presso la società, in qualità di socio e anche successivamente, per l’espletamento di tutti gli adempimenti di legge, nel limite dei termini di prescrizione previsti dalle Leggi vigenti. I dati particolari riferiti ai soci, trattati nell’ambito delle attività di svago, saranno cancellati alla conclusione dell’evento, o nel caso in cui sia revocato il consenso al trattamento da parte dei diretti interessati.

5. Modalità dei trattamenti

SOCIETA’ UNIONE MUTUO SOCCORSO

Via Gino Giacomini, 58 – San Marino COE SM 2640

Il Titolare tratta i dati e le informazioni indicate sopra, mediante supporti cartacei, magnetici, elettronici e telematici, garantendo la sicurezza e la riservatezza, nonché l’esattezza, l’aggiornamento e la pertinenza dei dati rispetto alle finalità indicate. I dati e le informazioni sono oggetto del trattamento anche da parte di soggetti interni, che sono autorizzati al trattamento in forza di atti scritti contenenti le corrette istruzioni per garantire la protezione dei dati.

I dati degli interessati sono conservati presso i server del Titolare, situati nella Repubblica di San Marino. Nell’ambito del rapporto contrattuale e delle finalità dei trattamenti e degli adempimenti di legge, i dati e le informazioni possono essere oggetto di comunicazione a responsabili del trattamento esterni, che svolgono il trattamento in forza di un apposito atto giuridico e ai seguenti altri destinatari:

I dati personali e le informazioni non sono in ogni caso soggetti a diffusione.

6. Trasferimenti di dati personali

I dati personali dei soci potrebbero essere oggetto di comunicazioni e trasferimenti verso soggetti stabiliti in paesi esteri, nell’ambito dell’organizzazione di eventi e viaggi sociali. I trasferimenti di dati personali verso soggetti stabiliti in Paesi esteri che godono di una decisione di adeguatezza della Commissione Europea, nonché verso soggetti stabiliti in Paesi esteri con i quali la Repubblica di San Marino ha sottoscritto accordi o trattati bilaterali che prevedano lo scambio di dati personali e disciplinino le garanzie per il loro trattamento in conformità al GDPR e alla Legge 171/2018, sono leciti anche in assenza di apposito consenso da parte del socio. I trasferimenti in Paesi che non rientrano nelle fattispecie indicate sopra sono effettuati solo in base al consenso del socio. In ogni caso, i dati dei soci sono trattati dal Titolare prevalentemente all’interno della Repubblica di San Marino. Non sussistono trasferimenti di dati personali dei soci dall’Italia verso la Repubblica di San Marino.

7. Principi applicabili e diritti riconosciuti

I trattamenti di dati sono effettuati sulla base dei principi di correttezza, liceità e trasparenza e tutela della riservatezza e dei diritti degli interessati (soci e richiedenti l’iscrizione).
L’interessato ha la possibilità di far valere i diritti riconosciutigli dal Regolamento (UE) 2016/679 e dalla Legge 21 Dicembre 2018 n.171, nel rispetto delle disposizioni ivi contenute, quali il diritto di richiedere l’accesso ai propri dati personali, il diritto alla data portability e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguarda o il diritto di opporsi al trattamento, compreso il diritto di proporre reclamo e segnalazione all’Autorità di controllo competente. E’, inoltre, riconosciuto, il diritto di revocare il consenso liberamente prestato, non pregiudicando i trattamenti avvenuti prima.

8. Dati di contatto

Il Titolare può essere contattato inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo e-mail: info@sums.sm per avere maggiori informazioni in merito ai trattamenti effettuati, nonché per richiedere l’elenco aggiornato dei soggetti nominati responsabili del trattamento e per esercitare i diritti riconosciuti dalle normative in materia di protezione dei dati personali.

9. Aggiornamento

Il presente documento è aggiornato alla data del 24 febbraio 2020 e potrà essere oggetto di modifiche successive in virtù di cambiamenti nel contesto organizzativo del Titolare e di variazioni di legge.